Definiciones del sistema documental.

Los cuatro conceptos básicos de la información documental son:

• Bibliotecas: contiene la memoria de las personas, los sucesos y las cosas. La tarea fundamental de las bibliotecas consiste en prestar ayuda al desarrollo de la ciencia y la técnica, para lo cual se contempla que entre sus fondos tengan lugar incluso los materiales no publicados. En los años 60 se adoptaron medidas encaminadas a asegurar la unidad en el funcionamiento de la biblioteca científico - técnica y los organismos de información, ya que las bibliotecas soviéticas son instituciones culturales educacionales y científicas que organizan el uso social de obras impresas y escritas. Ayudan al lector a conocer las ideas del comunismo y elevar el nivel cultural del pueblo soviético.
• Archivo: atienden a los documentos por su origen, disponiéndoles de acuerdo con la entrada de éstos. Respecto a la archivística, la biblioteconomía o la museología la documentación actúa como técnica en la que los "avances técnicos y tecnológicos contribuyen a hacerla destacar los documentos de su origen, las informaciones de su contexto, los datos de las informaciones para manipular finalmente los conceptos asociados o desasociados en abstracto".
• Museo: en su concepto fundamental es un lugar en el que se coleccionan y conservan objetos, los museos contienen las mismas cosas que las bibliotecas, en testimonio directo pero relacionado con su entorno natural o histórico. La misión que tiene no solo de proteger sino además fomentar las necesidades de todos los niveles intelectuales y de entendimiento. A partir de los años 50 al museo se le considera como lugar de educación y como tal es necesario establecer lazos regulares entre los departamentos universitarios y los museos. Hasta ahora, "la visión que informaba la constitución de sus patrimonios ha sido centrípeta, se pensaba que la función del museo era la de recoger documentos, obras de arte y otros materiales que debían concentrarse en un único lugar, como la capital de un estado". Hoy esta situación ha cambiado mucho. El museo, además de ser un santuario, es un lugar al que acuden miles de fósiles y consumidores visivos, se ha convertido en una fábrica de exposiciones y de lecturas interpretativas.
• Centro de documentación: son centros donde se realiza una gestión de un archivo,una producción o una modificación de documentos y archivos. Los centros de documentación pertenecen a la industria de información y están dotadas de medios y servicios para satisfacer las necesidades.
  

También realizan una actividad más completa que la biblioteca. Los objetivos de los centros de documentación son: satisfacer de manera correcta las necesidades de información de sus usuarios, esta será una manera más cómoda y rápida. Hay 2 tipos de Centros de Documentación: internacionales y nacionales.